番茄工作法是一种时间管理法方法,在上世纪八十年代由 Staffan Nöteberg 创立。该方法使用一个定时器来分割出一个一般为 25 分钟的工作时间和 5 分钟的休息时间,而那些时间段被称为番茄。

Staffan Nöteberg 专门为此种工作法著书《Pomodoro Technique Illustrated: The Easy Way to Do More in Less Time》,国内译本由人民邮电出版社出版《番茄工作法图解》。整本书十分干净利落,采用配图加文字的形式,全书基本全为干货,对比起《搞定》系列的拖沓行文方式,读起来简直轻松得不要不要。猛戳这里购买

本文是当初我在阅读此书过程中的笔记和感想,目的便于回顾。如果需要学习此种工作法,建议在阅读原书的基础上查看此笔记。另外需要说明的是,笔记中涉及了部分《搞定》里的时间管理方法。

最浪费时间的三件事:忧虑、悔恨、指责

精选重点

具体操作层面:不要拖延,只需要为拖延的任务找到一个起跑线

计划:面对问题,先分析,再细化成任务,任务应该是“只写任务完成后的状态”,而不是简单叙述事件,如果一个任务需要7个以上的番茄钟,那么拆分它。然后放进GTD的收集箱中。每天早上进行计划,分派任务,任务的个数根据既往的番茄钟完成数进行判断。记住,这是一个承诺。

大部分事务均可以列入番茄钟里面,耗时不足以满足25分钟的,可以和其他任务列为一个番茄钟,或者把多余的时间作为这个任务的过度学习。

选择:每完成一个番茄钟,则再重新评估“今日待办”中的任务,谁才是真正重要的,可以采用优先级淘汰赛的办法。当选择了一个任务,那么则意味着暂时抛弃了其他任务。同时对当前任务进行番茄钟数的评估。

休息:这里的休息是完全休息,不想刚才或者将要进行的任务,脑子里不思考任何需要消耗精力的问题。

跟踪:收集全天的工作流程的真实数据用于每日回顾,以改进第二天的流程。跟踪的指标有:完成番茄数(APP完成)、中断次数、中断原因(只能在APP的备注中自己记录)。

处理:晚上整理各个APP的数据,分析指标。

可视化:把处理出来的数据组织起来,从中找到改进流程的思路。

当前清单:一个二进制虚拟列表,只有两种状态:现在有一件事做;现在没有事做。

第一章 一次只做一件事

# 一双脚不能同时跳两场舞——一次只做一件事

先分析问题真正的所在,即“我想要达到什么结果”,然后专注于能带来该结果的活动。

# 时间丢失问题的原因分析

1、面对复杂,望而却步。书中的建议是不考虑问题的复杂性,循环番茄钟来解决问题。——而后面的建议是先分析问题,把问题细化再细化。

2、无聊琐事,越拖越久。不要总是想着这件事还要花多少功夫,而是想着一个番茄钟其实也没多久。

3、小事忙一天,大事一件没办。每天做计划,分派为数不多的活动。在番茄钟开始之前重新评估活动的优先级,确保一直在做最重要的事。

4、最后期限,步步紧逼。番茄工作法可以持续发展,休息时安心,工作时专心。

5、从休息回到工作,心智调整不过来。刚上班时,午饭后,晚饭后,最容易丢失时间。番茄钟以打开计时器为导向,遵守铃声为动作,填写“今日待办”是动作。利用条件反射。

6、一错再错,不长记性。每天结束前做三件事:记录、处理和可视化。

7、没想到一件事要做这么久。其一是如果一个活动需要7个以上的番茄钟就拆分它,其二是通过比较“预估番茄数”和“实际完成所用番茄数”,可以熟练时间预估。

8、没想到一件事越做越复杂。在番茄钟中可以填入“计划外紧急”一栏(GTD中的收集栏)。

9、头脑被各种想法占据。同样列入“计划外紧急”一栏(GTD中的收集栏)。

10、时间都用来适应复杂的工作方法了。自悟:番茄钟很简单,但是对复杂任务的操控能力较GTD弱,更为微观一些。所以要整合GTD与番茄钟工作法

11、只顾低头干活,忘了抬头看路。番茄钟的休息时间,给大脑放松、吸收时间。

12、把预估当作承诺。探索性或者开发性的活动不能提前预知实际话费时间,预估只能尽量接近,不要把预估时间当作一种承诺,给自己造成焦虑。

13、流程管理,纸上谈兵。“跟踪”阶段就是在收集全天的工作流程的真实数据,这些数据可用于每日回顾,以改进第二天的流程。新手先从计算“中断数”和“完成番茄数”开始。

14、牵着不走,打着倒退。“必须去做”和“我想要去做”之间的斗争,其实还有第三个选项“我选择”。

15、完美主义,碍手碍脚。开始一个番茄钟,不要惦记怎么去做才能做到“非常完美”。

16、前怕狼,后怕虎,害怕失败和批评。抛开这些,提高效率。

第二章 背景

# 身体姿势很重要

一个正襟危坐、全神贯注的身体姿势,更容易让人获得心流状态。

# 生物节律

有规律有节奏的生活方式,最适合我们的大脑。通过执行一套相同动作和准备程序,可以使大脑自我调整,进入执行某类事务的最佳状态。反射,是建立一个特定行动的特定信号。利用条件反射,训练大脑,使注意力集中。

# 工作记忆

工作记忆的容量有限,如果我正忙于某件事,突然把注意力转移到另外一件事上,等我回到刚才做的那件事的时候,需要更多时间回到自己的轨道上来。这就是环境频繁变化会降低生产力的原因。

短期记忆通常以声音形式存储,长期记忆通常以语义形式存储。可视化技术,比如思维导图,是理清联想脉络,服务长期记忆的极佳工具。

# 时间的持续与交替

在以全新的方法面对全新的任务时,对未来进行思考、计算和划分,这种不可预测性会产生焦虑,而焦虑会降低生产力。将工作视为一连串事件,各个击破,会提高生产力。

# 做梦

短暂的定期休息,会使我们的大脑进入“脱机状态”,即大脑没有考虑问题的时候,能为我们提供新的思路和见解。

# 心流

“心流”是一种精神状态,特点是:明确的目标、集中、专注、自我意识消失、时间感扭曲、直接和即时反馈、能力水平与面对挑战的平衡、个人控制感、工作本身的内在奖励、行为与认知的合一。
但是心流状态缺乏全局观念,创造力和统筹力难以并存。

# 拖延

拖延是一种焦虑应对机制,与启动或完成某项任务或决策有关。

拖延的原因:

1、其他人强迫自己做一件事,违背自己的意志;

2、自己给自己的压力,想要有完美的表现;

3、害怕犯错误或受到批评。

在感觉上,拖延就像一个奖励,会暂时缓解自己的压力。但记住,压力来自内部,而解决拖延的办法是找到起跑线

# 调整过程

调节器用来维护指定的参数指标处在期望的水平。

专注的过程中,应当只对相关指标做持续记录。定期的会议或回顾,才是专门用来分析调整的场合。

# 薄片撷取

出现在书中的意义?

# 拥抱变化

变化是世界永恒的主题,人们通常的误解是,认定变化不会带来好处,其代价是成本暴增。基于这样的理由,所以应该严格控制我们必须完成的内容,并经常性地重新评估,从长期和短期角度问自己:“完成什么才是最重要的?”

# 选择的悖论

在所有可选方案中不断的做出取舍,会带来焦虑,无法专心致志。但是我们又不得不进行选择,调整工作的优先级。因此我们需要一个步调,例如选择——工作——休息。用时间盒来限定工作时段,以便我们能抽身。

第三章 方法

# 学习工作法

选择“今日待办”表格中最重要的工作,扭起番茄钟到25分钟,开始专注于这项活动——仅此一项

# 阶段

计划:在一天的开始(早晨),从“收集箱”中提取最重要的活动,转移到“今日待办”中。这就是自己当天的活动承诺。(/// 换言之,番茄钟中只放“今日待办”的东西!)

跟踪:确定当天的活动后,从第一项活动开始,在每个番茄钟内,收集一些过程指标,比如中断次数,中断原因。

记录:在一天结束时(晚上),将当天的数据归档,写入“记录”,中断次数也记录下来。

处理:从记录中提取有效数据,比如平均中断次数,中断原因。

可视化:最终把记录的数据组织起来,从中找出改进流程的思路。这是一个自我调整的过程,获取最适合现实情况的工作习惯。

# 戴明循环(品质管理循环/PDCA循环)

它是一个解决问题的周期流程,可用于对其他流程进行改进。其4个步骤为:

计划(Plan):定义预期的结果,以及达成它需要的流程。

执行(Do):实施该流程。

评估(Check):对流程进行衡量,比较实际结果与预期结果,找出差距。

应用(Act):对差距进行分析,找出问题根源,以图改进。

# 做一张活动清单

写下标题“活动清单”,想想要完成的活动,把它们都记录下来,无论是否重要,不必考虑重要程度和优先级,也不必写出具体做法,只写活动完成后的状态。

///这里和GTD的“收集箱”的理念很相符,但是“只写完成后的状态”是否和GTD相符需要待查!

# 寻找起点

“现在就做”是一个很好的原则,可以减少“不得不做”的工作数量。在决定的时候,决定进行一项活动,等于隐含着决定不去做积压的其他活动。每天先从“收集箱”中选出最重要的活动,在一小段时间内与它共舞,之后再重新评估它是否仍然是最重要的。

在心目中,将“必须得做完”换成“从哪里开始”,将“这个项目很大很重要”换成“我们可以走一小步”

# 早晨

“当下清单”,一个二进制虚拟列表,只有两种状态:现在有一件事做;现在没有事做。它的意思是,人永远处于两种状态:有事做;没事做。自发的选择去做一件事,并将其完成,这是良好时间管理的基础。

当决定做什么的时候,应具有全局的眼光,避免陷入琐事中。量力而为的选择一定数量,今日能完成的活动,这是承诺。

///结合GTD,每天应该动态更新“今日待办”而不是完全参照预定好的自动生成的“今日待办”。

# 做一张“今日待办”表格

“收集箱”里面的事情,不要一股脑的全转移到“今日待办”,要考虑全部做完的承诺是否合理。选出的“活动”填入“今日待办”,同时意味着拒绝了那些没有选出的活动,更容易专注于所选活动。

# 承诺

1、传统的工作清单(收集箱)不算是承诺。没有承诺,则没有动力去完成。

2、“今日待办”表格是时间段限定内的承诺,在这里只有今天预期能完成,可以达到的目标。注意量力而行,为一段固定的时间,从“活动清单”中提取适量的活动。这个过程自主完成,确信这段时间内能完成这些目标,这就是成为了自我承诺。

/// 这里表达了提取的活动是一定时间内能完成的,结合前面的活动分拆原则,则较为大型的活动,至少在“今日待办”中是需要分拆成小项目的。比如阅读《番茄钟》则是大项目,需要分拆外阅读《番茄钟》至xx页这类似的。

# 直接和立即反馈

当人类的心智能量(注意力)的投入获得成功的结果时,人们会感到满足。历时几天或者几周的项目,我们难以得到反馈,看不出成败。所以在运用番茄钟的时候,项目是需要拆分的。

# 前瞻记忆

回溯记忆关注的是过去的事情,作为补充,前瞻记忆帮我们记住未来要做的事情,记得我们“曾经打算在未来做”的各种活动。

为了避免把时间浪费在不太重要的活动上,要定期评估活动的重要程度,记得频繁的休息,时不时的提醒自己,进行自我评估,努力扬长避短。

# 当下清单

“冯·雷斯托夫”效应:在一组类似项目的清单中,视觉上孤立出来的项目更容易被记住,简单说,突出重点的方法促进记忆。

“当下清单”指我现在、此刻关注的事情,在我的脑海中,“当下清单”只有0或者1,永远不是2、3、4或者其他数字。不要给其他活动任何机会。

/// 总结目前的清单:活动清单、今日待办、当下清单

# 休息

休息时间可长可短,3~5分钟为宜,完全放下工作,远离其他任何挑战智力的活动。可以喝点儿水,想想晚上吃啥之类的。必须要站起来,走几步,这样来消除我对之前工作的思考。

休息之后要决定(注意这点儿时间,是计算在休息之外的),是继续刚才的活动,还是切换到另外一项活动。切换的原因,可能是因为重要程度,也可能是因为刚才的任务完成了。

在响铃之后,立刻停止手里的工作,不然会影响下一个番茄钟的进行。响铃之后,可以速记下当时的思路。

/// 进行活动——结束、签单活动——休息,走两步——结束休息,选择活动(计划阶段)——进行活动

/// 伦佐·布加迪认为浅睡5分钟是最佳的休息,这个浅睡有一定的方法,在P58页。他认为没有足够的休息,在5、6个番茄钟以后,效率会受到影响。

# 放下

在休息期间,不允许思考上一个番茄钟或者下一个番茄钟的活动,不要打重要电话,不要写重要邮件,不要看新闻。长期的精神紧张, 会导致工作记忆能力和集中力下降。从而使工作的快乐变成焦虑,灵感变成敏感,还更容易发怒。

# 阶段性休息

将4个番茄钟作为一组,所以每4个番茄钟之后,进行阶段性的休息,通常是15~30分钟的消遣。比如清理办公桌,逛逛社交网站等,甚至可以看一眼电子邮件,但是不允许写任何回信,回复重要邮件应列入收集箱。

/// 这个地方有一句“在一开始就看清目标的小型活动,更容易作为承诺”。——这句话的意思是在阶段性休息期间做这种事?

# 已完成的活动

不要在番茄钟进行中切换到另外一项活动,如果番茄钟进行到一半时候已完成当前活动,则用剩下的时间进行“过度学习”,如回顾下所做的或者重复下所学的,看刚才的工作是否可以改进,或者发现新的结论。

过度学习,是指达到熟练程度以后,继续学习或者练习的行为。马尔科姆·格拉威尔认为,如果我们想要真正精通于在某个领域,则必须进行过度学习。

也不要在一个番茄钟一半的时候停下休息,这会让自己失去节奏。

# 抽象的时间单位

番茄钟不能让别人理解你有多努力, 阻止别人对你的误解,但在番茄钟内,自己就应该只关心这25分钟,而不是整个活动何时完成。能不能完成不重要,重要的是在这一刻自己已经尽了全力。番茄钟让自己感到奖励就在眼前,而且与最终目标越来越接近。

# 记录和处理

跟踪数据显示出自己的工作方式,分析它们有助于提高生产力。为什么花了这么多功夫但完成的活动这么少?要反思,要有一个实事求是的解释。

处理阶段。可以计算平均每项活动花费的番茄钟数,如果数字很大,就要试着拆分活动,使之更小,更易于管理的部分。或者计算一项活动在“活动清单”(收集箱)停留的平均时间等等。

# 自己动手,记录

这个地方要结合GTD,整合两边的活动,找到一个结合、剔除的准则。分析数据,找到原因。

# 持续改善

在日文中,“改善”的意思是“持续改善”,这是一种工作方法,是以改进为目的,对渐进变化的专注。

应该每天问自己:

我是否需要让活动更小型化?

我是否遇到经常性的困扰?

在我的标准化活动和个人流程中,是否有不必要的开销?

首先,将一个做法标准化;然后,以某种方式测量标准化的做法;然后,将测得指标与需求进行比较,也许为了满足需求,我不得不改变做法;然后,再次进行测量;最后,将新的、改进后的工作方法标准化。

# 此时此地

在一天结束的时候专门分配一段时间和空间来进行每日回顾,用以制定属于自己的个人流程。较小的执行周期和每日回顾,收缩了我当前重点事务的范围。在番茄钟内,我不关心过去和未来。我有以下通盘考虑全局的时间:在早晨做计划时;在每个番茄钟之前分配优先次序时;以及在一天结束时,进行记录、处理和可视化时。

第四章 中断

# 注意力缺乏候症群

并行处理和应付对干扰的能力都面临同样的瓶颈:工作记忆的容量有限。每一次干扰都会使我们大脑工作台上的原始信息丢失。当注意力丢失时,找回它需要付出昂贵的代价。

# 内部中断的策略

内部中断:自己造成的,直觉向心智发出信号,告诉自己去做当前专注活动以外的事。一般在任务刚开始的时候容易出现这种状况,比如想打一个重要的电话,看一眼社交网站,想喝咖啡等等。

接受这些内部中断,并记录它,然后立即继续手头的工作,避免真的被打断。具体操作是:把这些“内部中断”填入“计划外紧急”一栏,并在当前进行的活动右边,画一个撇号(‘),以便跟踪。在回顾的时候,统计撇号的数量,采取对策。另外,咖啡只在中间休息的时候续杯。

番茄钟最基本的原则:一旦番茄钟启动就必须干到闹铃结束。想取得活动的成果,就不能立即屈从于任何本能的反应。当想到有事需要去做,就写下来,不让它占据我的脑子(这点和GTD十分吻合),未尽活动应放到日程表里,而不是脑子里。把自己对本能和突发奇想的依赖,扭转到对日程表的依赖。

# 原子性

番茄钟具有原子性,不可分割。如果任务被放下了,无论是暂时的还是长期的,当前的番茄钟都必须作废。这样一是为了保证节奏性,二是为了避免自己太容易屈服于中断的诱惑。还需要认识到,作废番茄钟不代表失败,“完成的番茄钟数量”不是衡量工作能力的,没有这个标准。它只是记录自己所付出的25分钟连续的努力,这25分钟是不可分割的。利用中断的数据改进第二天的工作。

# 内部中断滚滚来(这个地方的中断是指不能中止的内部中断)

对自己负责。记录跟踪数据,是为了进行自我改进和流程改进,而不是留到年底拿这些数据和老板谈加薪或者炫耀的。可以尝试统计在启动番茄钟以后多长时间遇到第一次内部中断,这项数据可以作为更改自己番茄钟时间的依据。但是25分钟的番茄钟和15分钟的番茄钟是绝对不能对等的。

# 外部中断

别人造成的,有人找你询问或请你帮忙,并且等你答复。

如果想在河流里生存,就得跟鳄鱼搞好关系。外部中断具有互动性,别把番茄工作法当成拒绝帮助同事的理由,得罪人。

# 保护番茄钟

1、在休息时间不进行电邮、电话回复,应该把它们当作番茄钟活动来安排。(那么就有一个问题,这些事也许几分钟就搞定,剩下的时间怎么办?把这种段时间能完成的工作汇聚成一个番茄钟来完成)

2、如果有面谈,尝试能否推迟,如果可以尽量推迟。用稍后的番茄钟重新计划中断事件,而不要在当时直接处理。

# 可视化然后强化

要弄清所遇到的中断的类型和数量,通过画减号,写下所要求的活动名称,来跟踪记录每次中断。/// 在APP中则是在完成后写备注的时候画减号。

每次遇到外部中断,就在“今日待办”表格添上中断所要求活动的标题(收集进收集箱或者今日待办),写下来,不让它占据大脑。

当前番茄钟未中断,继续进行。

# 作废

如果遇到刻不容缓的事情,那么就立刻作废当前的番茄钟。完成造成中断的工作后,休息几分钟,再开始一个新的番茄钟。

# 外部中断的策略

四步组成:

1、告知:“我手头正有事,正忙。”

2、协商:“周五再帮你做,行吗?”

3、计划:写下活动名称,稍后为它计划未来的番茄钟。

4、答复:按照承诺回电或答复,不然的话,下次别人就没法信任你了。

# P84页图片有感

什么事都可以列在番茄钟里面,并不是一定要求要百分百专注力的事情才应该使用番茄钟,准备发票、填纳税表这些事都是可以列在番茄钟里面的。换句话说,“今日待办”的所有事,在具体的操作层面,都可以使用番茄钟。

但同时带来了疑问:

一、有些事不需要整个番茄钟,没有值得过度学习的该怎么办?

二、时间有限,每天的番茄钟也是有极限值的,那么怎么完成个数较多的工作,是否可以一个翻墙钟包含多个任务?是的。

三、有些事介乎于浪费时间和干正事之间,比如回复某人的电话,聊的内容不重要,但是不得不回,能作为番茄钟吗?这些事本身算不算中断?

# 中断标记

作者在“今日待办”中,对内部中断和外部中断分别在相应的活动后面增加的标记,便于跟踪,但是在番茄土豆的APP中,这个中断标记是不提供的,那么只有另外准备一张纸,记录下中断并且在提交番茄的时候在备注栏进行标注了。在一天结束时候进行汇总。

# 认清界限

在“今日待办”和“收集箱”中收集任务的时候,增加“计划外紧急”标签,进而统计、评价自己的计划能力。如果有很多“计划外”活动,说明在早晨计划阶段漏掉了很多事。这就是“定性预估”误差,考虑得不全面,没想到还要做这些。

如果在傍晚发现今天所完成的大部分活动不是早上选择的,经常这样的话,那么计划阶段就不会有做出承诺的使命感。更重要的是,这样在“收集箱”和“今日待办”之间就没有区别。两张表都有一堆的事情,都是“可能”今天要做的。(认清早上做计划的重要性)

第五章 预估

# 测量和猜测

对未来成果的预估,基本上等于猜测。是为什么不充分利用历史数据,假设它会重演呢?跟踪和记录是番茄工作法中的测量方法。

# 活动清单表格中的预估

承诺是番茄工作法的核心,“今日待办”是每天的承诺。所以选出的活动应当具有可行性。工作的总量应当是自己通常一天之内能完成的。

有两种可能造成事前预估与实际所花功夫之间经常不一致,一是做预估的方法或能力有待改进,二是工作开始以后,出现新情况,新问题。

# 群体的智慧

一个人做多次猜测的平均结果比单次猜测的结果更接近事实。

# 活动的规模

假如一项活动预估超过7个番茄钟,说明它复杂了。需要拆分这项活动。拆开的每项小活动在“活动清单”表格中单独占一行,各自有预估值。活动越大,预估越不准。

如果一项活动预估不够1个番茄钟,则可以在它旁边标个0,表示时间花费小于1个番茄钟。这样的活动在“活动清单”表格中仍然各自占一行。

稍后在选择活动填入“今日待办”表格时,可以将几项这样小于1个番茄钟的活动合并到一起,将它们写在同一行,当作一个活动来啊对待。

# 选择

通过记录每天完成的番茄钟数目,可以让你对自己的“番茄钟日流量”心中有数。安排计划一天的番茄钟时,不要超过这个日流量。

# 定量预估误差

方括号——三角形——圆圈,允许对任务进行最多三次番茄钟数量的预估。

# 番茄钟的长度

周期越短,完成的次数也越多。如果经常遇到中断,你就应该考虑缩短番茄钟的长度。使用更短的周期,可以在过程中让你更容易集中注意力。周期越长,休息的次数就越少,但另一方面,每次休息的时间就要相应延长。

# 休息的长短

休息的长短不是强制性的,可以根据当前的实际情况调整休息时长(特殊特殊情况才使用),但是原则上是不推荐改变休息时长的,因为这会打乱节奏,如果不休息的话又会影响注意力的集中。

# 优先级淘汰赛

对收集箱的活动进行两两比较,进行优先级淘汰赛,最后获胜的活动优先进行。比在一堆活动中,凭眼估哪个重要,推算出来的优先级要准确得多。

# 反复回顾

有一套通用的方法,那就是学习期之后或者事情发生后,在短时间内做一次回顾或复习。一天后再次复习,一周之后第三次复习,一个月之后第四次复习,半年后第五次复习。

# 会议室相遇

就算没法在某些地方使用番茄工作法,也可以按你的需要跟踪记录它们。

# 与他人共事

为了促进团队内部沟通,队友之间请教问题可以不计入外部中断。